外贸沟通的现实是：报价、MOQ、交期、付款这些关键信息，散落在几十上百条聊天里，平台还经常是 WhatsApp、Alibaba 站内信、邮件混着来。等到要做 PI 了，再一条条往回翻——又慢，又容易漏。
下面分享一套「聊天 → 条款卡」工作流，纯手动也能做，最后再说怎么提速。新人可以直接照着抄。
第一步：把对话集中导出
- WhatsApp：打开和客户的对话 → 右上角 ⋮（或点客户名）→ 导出聊天 / Export chat → 不含媒体 / Without media → 得到一个 .txt 文件。
- Alibaba / 邮件：直接复制相关对话文本。
- 把这次成交相关的对话拢到一起，无关寒暄可以不要。
第二步：脱敏（别跳过）
整理或借助任何工具前，先把客户姓名、电话、邮箱、公司机密删掉或替换成示例。既是保护客户，也是保护自己。这是职业习惯，不是麻烦。
第三步：抽取关键字段
按这个固定清单逐条抓，抓不到的留空标「待确认」：
| 字段 | 注意点 |
|---|---|
| 单价 | 带币种 + 单位 |
| MOQ / 下单量 | 分开记，别混为一个数 |
| 交期 | 多少天 + 从哪天起算 |
| 付款 | 比例相加是不是 100%？每个节点的触发条件？ |
| Incoterms | 带港口（FOB Ningbo ≠ FOB Shenzhen） |
| 样品费 | 可退？退的条件？运费谁出？ |
| 包装 | 每箱多少 pcs、谁承担包装费 |
| 待办 | 谁、何时、做什么 |
这张清单里最容易栽跟头的就是 Incoterms 这一行。我们做对接时遇到过：客户从头到尾只说了 FOB，没提港口，我们这边货在宁波，就默认按 FOB 宁波抽了价。等条款卡发回去对齐，对方才说他要的是 FOB 深圳——货得从深圳走，拖车和港杂的口径全变了，单价只能回头重算。这事的教训不是英语没听懂，而是 FOB 后面那个港口名当时是空的、却被我们脑补填上了。所以抽到 Incoterms 这格，港口要是没在聊天里白纸黑字出现，宁可留空标「待确认」，也别替对方默认。
第四步：回一封对齐邮件
把上面整理好的条款，做成一封简短的中英双语 follow-up 发回客户确认。对方确认无误后再出 PI。逐条列、数字带单位、不确定项单独标出来，是这封邮件的要点。
Hi [Name], quick recap to make sure we're aligned:- Unit price: USD __/pc - Order qty / MOQ: __ / __ pcs- Lead time: __ days after deposit - Payment: 30% / 70%- Incoterm: FOB [port] - Sample fee: USD __ (refundable / not)Please tell me if anything looks off; I'll prepare the PI.
第五步：归档
按客户或产品把这张条款卡存起来，下次同一个客户再聊，能快速对上之前的口径，也省得重新翻历史聊天。
怎么把这套流程提速？
提速的关键是把最费时的第三步（抽字段）和第四步（写对齐邮件）自动化，前面的导出和脱敏仍然自己把关。DealFluent 是一个免费、免登录的网页工具：粘贴聊天或上传 WhatsApp 的 .txt，它会先在浏览器端脱敏，再自动整理成一张双语订单条款卡（上面那张表的字段分行列出，数字这类高风险项标「需确认」），并生成中英双语 follow-up 草稿。脱敏后才发送、不用于训练、不主动保存。
建议仍然自己先删一遍敏感信息，工具的脱敏只是多兜一层底。能省时间的是工具，真正减少出错的，是那张字段清单和「聊完就对齐」的习惯。先把流程跑顺，再用工具提速。