很多人把 follow-up 邮件写成「催单」，其实它最重要的作用是对齐——把刚才聊的关键条款落成白纸黑字，双方确认无误再推进。写好这封邮件，比反复催单有用得多，也更显专业。
一封好的外贸 follow-up，结构就 3 块
不用追求文采，结构清楚、信息准确就够了。把它拆成三段，每次照着填即可。
第 1 块：一句感谢 + 说明目的。
Hi [Name], thanks for the chat today.Quick recap to make sure we're aligned:
第 2 块：关键条款逐条列（这是核心）。不要写成一大段，用列表，每项带单位。
- Product / model: __- Unit price: USD __/pc- Order qty / MOQ: __ / __ pcs- Lead time: __ days after deposit- Payment: 30% deposit / 70% before shipment- Incoterm: FOB [port]- Sample fee: USD __ (refundable / not)
第 3 块：一句行动 + 留一个确认的口子。
Please let me know if anything looks off.If all good, I'll send the PI by [date].
几个让它显专业的细节
- 数字全部带币种和单位，别让对方猜。
- 不确定的地方主动写出来请对方确认，而不是装作都谈定了。
- 主题行写清楚，方便对方日后检索，例如：Order recap & PI — [product] — [your company]。
- 保持简短。客户不想读小作文，列表加两句话就够。
- 中英文各留一份：英文发客户，中文自己或同事留档对齐口径。
中文留档版
今日已对齐：型号 __、单价 USD __/pc、下单量/MOQ __/__、交期定金后 __ 天、付款 30/70、FOB __、样品费 __（可退/不退）。下一步：__ 前出 PI。如客户无异议即推进。
为什么逐条列比一段话更稳
逐条列比一段话更稳，是因为列表让每个数字单独成行、对方逐项核对，而一段话糊过去双方读完各取所需，容易留下误解。逐条列、数字带单位、把不确定项单独标出来，等于给这次沟通留了一个清楚的记录——后面真有出入，回看这封邮件就能很快对上口径，避免来回扯皮。
我们自己做跟单对接时就吃过这个亏：有一次付款条款在聊天里东一句西一句，落进 follow-up 时顺手写成了 30% 定金 / 30% 见提单 copy / 50% 尾款。发出前逐行核对的时候才发现，三个比例一加是 110%，对不上。后来回头跟客户确认，对方的本意其实是 30% / 20% / 50%，是聊天里有一处看串了行。就因为当时是逐条列、每个比例单独成行，加一下就露馅了——要是糊成一句「分几次付清」，这个 110% 很可能就一路带到 PI 里去了。
不想每次手写怎么办？
不想每次手写，可以用工具把整理这一步自动化——上面的模板手写也完全够用。DealFluent 是一个免费、免登录的网页工具：把和客户已经聊完的聊天粘进去，它在浏览器端先脱敏，再整理出一张双语订单条款卡，同时直接生成一封中英双语 follow-up 草稿，改两句就能发。脱敏后才发送、不用于训练、不主动保存。
模板就在上面，关键是养成「聊完就发对齐邮件」的习惯。AI 生成的草稿仅供复核，发送前请对照原始聊天确认每个数字。